W umowach na czas określony najwięcej zamieszania robi jedno pytanie: „ile razy można podpisać kolejną?”. Krok 1: trzeba znać ustawowy limit liczby i czasu trwania. Krok 2: trzeba umieć policzyć, co wchodzi do limitu, a co jest wyjątkiem. Efekt końcowy: łatwo ocenić, czy kolejna umowa terminowa jest jeszcze legalna, czy już „zamienia się” w bezterminową — i uniknąć kosztownego błędu po stronie pracodawcy lub rozczarowania po stronie pracownika.
Podstawowa zasada: 3 umowy i 33 miesiące
Aktualne przepisy Kodeksu pracy wprowadzają dwa równoległe ograniczenia dla umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami (tym samym pracownikiem i pracodawcą):
- maksymalnie 3 umowy na czas określony,
- maksymalnie 33 miesiące łącznego zatrudnienia na podstawie tych umów.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli liczba umów się zgadza, ale czas przekroczy 33 miesiące, ochrona „wchodzi” automatycznie. I odwrotnie: nawet jeśli 33 miesiące jeszcze nie minęły, ale podpisywana jest 4. umowa terminowa (co do zasady) – następuje skutek jak przy umowie bezterminowej.
Limit to jednocześnie 3 umowy i 33 miesiące. Przekroczenie któregokolwiek z nich powoduje, że zatrudnienie traktuje się jak na czas nieokreślony (z wyjątkami opisanymi niżej).
Jak liczyć limit 3 umów i 33 miesięcy
Co wlicza się do limitu
Do limitu wliczają się umowy o pracę na czas określony zawarte między tym samym pracownikiem a tym samym pracodawcą. Liczy się realny czas trwania zatrudnienia na tych umowach oraz liczba samych umów.
Najczęstszy błąd to liczenie „na oko” albo zakładanie, że przerwa między umowami wszystko resetuje. Przy obecnych zasadach takie podejście zwykle kończy się tym, że limit i tak zostaje przekroczony, tylko później wychodzi to w dokumentach (np. przy kontroli albo w sporze o wypowiedzenie).
W praktyce warto patrzeć na historię zatrudnienia jako na ciąg relacji z jednym pracodawcą, a nie na pojedyncze papierki. Jeśli w krótkich odstępach czasu podpisywane są kolejne umowy terminowe, bardzo łatwo „dobić” do 33 miesięcy, nawet bez poczucia, że minęły prawie trzy lata.
Liczenie liczby umów jest prostsze: pierwsza, druga, trzecia – i na tym (co do zasady) koniec. Czwarta umowa terminowa z tym samym pracodawcą to już sygnał alarmowy, bo zazwyczaj wywoła skutek jak dla umowy na czas nieokreślony.
Czego nie mieszać: umowa na okres próbny
Umowa na okres próbny to inny typ umowy niż umowa na czas określony. Co do zasady nie wlicza się jej do limitu 3 umów i 33 miesięcy, bo te limity dotyczą umów terminowych (czas określony).
To jednak nie znaczy, że okres próbny można „kręcić w kółko” bez warunków. Przepisy dopuszczają ponowne zawarcie próby tylko w określonych sytuacjach (np. przy innym rodzaju pracy albo po dłuższej przerwie). W sporach kadrowych często miesza się te dwa porządki: limit umów terminowych oraz zasady ponawiania okresu próbnego. Dla bezpieczeństwa trzeba je rozdzielać i liczyć osobno.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu
Jeżeli zostanie przekroczony limit 3 umów lub 33 miesięcy, zatrudnienie z mocy prawa zaczyna być traktowane jak zawarte na czas nieokreślony. To nie jest kwestia „uznania” ani aneksu, tylko skutek ustawowy.
W praktyce zmienia to przede wszystkim zasady rozwiązywania umowy. Przy umowie bezterminowej pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia (jeśli pracownika obejmuje ten reżim) i liczyć się z ewentualnym sporem, czy przyczyna była konkretna oraz rzeczywista. Rosną też ryzyka przy błędach formalnych.
Ważne jest też to, że przekroczenie limitu nie wymaga żadnej „decyzji” pracownika. Nawet jeśli pracownik podpisuje kolejną umowę z terminem końcowym, a limit został już przekroczony, papier może mówić jedno, ale prawo i tak potraktuje relację jak bezterminową (o ile nie zachodzi wyjątek).
Wyjątki, gdy limit 3 umów i 33 miesięcy nie obowiązuje
Najczęstsze wyjątki przewidziane wprost
Nie każda umowa na czas określony podpada pod limit. Kodeks pracy przewiduje przypadki, kiedy umowę terminową można stosować dłużej lub w większej liczbie, bo wynika to z natury pracy lub organizacji.
Najczęściej spotykane wyjątki dotyczą sytuacji, gdy umowa jest zawarta:
- w celu zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności,
- w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
- w celu wykonywania pracy przez czas kadencji (np. w niektórych funkcjach),
- gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, uzasadniające umowę terminową w danych okolicznościach.
Te wyjątki nie działają „na hasło”. Muszą pasować do realnej sytuacji. W razie sporu sąd patrzy na fakty: czy rzeczywiście było zastępstwo, czy naprawdę praca miała sezonowy charakter, czy „obiektywne przyczyny” nie są tylko wygodnym pretekstem.
„Obiektywne przyczyny” i obowiązek informacyjny
Wyjątek oparty o obiektywne przyczyny jest najbardziej ryzykowny, bo bywa nadużywany. Żeby miał sens, powinien wynikać z realnej, konkretnej potrzeby pracodawcy (np. projekt o z góry określonym horyzoncie, finansowanie ograniczone w czasie, kontrakt z klientem kończący się w określonym terminie).
Przy takiej umowie pracodawca ma dodatkowe obowiązki formalne: powód powinien być wskazany w treści umowy, a w określonych przypadkach trzeba dopełnić obowiązku zawiadomienia Państwowej Inspekcji Pracy w ustawowym terminie. Tu najczęściej „wysypują się” dokumenty — nie na etapie podpisu, tylko po czasie, gdy ktoś zaczyna weryfikować podstawę prawną umowy.
Czy przerwa między umowami resetuje licznik?
Dawniej popularne było myślenie, że odpowiednio długa przerwa „czyści” historię i pozwala zaczynać od nowa. W obecnym modelu limitowania umów terminowych taka taktyka najczęściej nie działa tak, jak się intuicyjnie wydaje.
Przy ocenie limitów liczy się suma zatrudnienia na umowach terminowych i liczba tych umów między tymi samymi stronami. Sama przerwa nie jest magicznym wyłącznikiem. Oczywiście mogą zdarzać się sytuacje graniczne (np. zmiana pracodawcy w sensie prawnym, przejście zakładu pracy, inne podstawy zatrudnienia), ale „zrobienie miesiąca przerwy” nie jest bezpieczną regułą, na której można budować politykę kadrową.
Przykłady: kiedy wolno podpisać kolejną umowę, a kiedy nie
Najłatwiej to zobaczyć na prostych układach, które często pojawiają się w firmach.
- Przypadek 1: podpisane były dwie umowy terminowe po 12 miesięcy. Trzecia umowa na 12 miesięcy jest co do zasady dopuszczalna, ale trzeba pilnować czasu: łącznie zrobi się 36 miesięcy, więc limit 33 miesięcy zostanie przekroczony w trakcie trzeciej umowy.
- Przypadek 2: trzy umowy terminowe: 6 miesięcy + 6 miesięcy + 12 miesięcy. Łącznie 24 miesiące. Kolejna (czwarta) umowa na czas określony – co do zasady już nie, bo limit 3 umów został wyczerpany.
- Przypadek 3: kilka kolejnych umów terminowych, ale każda jako zastępstwo nieobecnego pracownika. Limit 3/33 nie musi mieć zastosowania, o ile zastępstwo jest realne i prawidłowo opisane.
W codziennej praktyce to właśnie mieszanie limitu liczby umów z limitem czasu daje najwięcej pomyłek. Trzecia umowa może być formalnie „ostatnią”, ale i tak może nie dać się jej bezpiecznie zaplanować na pełne 12 czy 24 miesiące, bo zabraknie miesięcy do 33.
Wypowiedzenie umowy na czas określony a limity
Limit umów terminowych to jedno, a zasady wypowiadania to drugie, ale one się spotykają w newralgicznym momencie: gdy pracodawca wypowiada umowę przekonany, że jest terminowa, a w świetle prawa jest już bezterminowa.
Umowę na czas określony można wypowiedzieć, a długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Problem pojawia się wtedy, gdy po przekroczeniu limitu relacja jest traktowana jak bezterminowa, a pracodawca nie podaje przyczyny wypowiedzenia lub podaje ją zbyt ogólnie. To prosta droga do sporu.
Dlatego w firmach sensownie jest prowadzić prostą kontrolę: licznik umów terminowych + licznik miesięcy. Bez tego łatwo wpaść w sytuację, w której kadry „widzą” czas określony, a prawo już widzi czas nieokreślony.
Co warto sprawdzić przed podpisaniem kolejnej umowy terminowej
Przed podpisaniem kolejnej umowy na czas określony dobrze jest szybko zweryfikować trzy rzeczy: liczbę dotychczasowych umów terminowych, łączny czas trwania tych umów oraz to, czy przypadkiem nie zachodzi wyjątek, który pozwala limit pominąć. To zajmuje kilka minut, a oszczędza tygodni tłumaczenia się później.
Jeśli planowane jest powołanie się na wyjątek (np. obiektywne przyczyny), dokumenty muszą to udźwignąć: odpowiednie zapisy w umowie, spójny stan faktyczny i dopełnione obowiązki formalne. W przeciwnym razie „wyjątek” zostaje tylko w narracji, a nie w prawie.